事業をスタートさせて「なんとかなりそうだ」といった感触が。事業をスタートして半年、長くても2年ぐらいでそんな時期が来るかもしれません。顧客の増え方や売上・利益の伸びなどが目標を超えています。スタッフを増やしたり営業拠点を増やしたりと、事業拡大を図るチャンスが来ているのかもしれません。

資金や人員の準備も必要になって来ますし、いろいろな業務も増えてきます。
商品開発とか顧客拡大とかおもしろい仕事もあれば、縁の下の力持ちのような大事だけれど、目立たない仕事も実はあります。“一般事務”とか“総務”と言われる仕事ですね。
経営者の立場から見ると、従業員を増やすなら営業部門などの“現業”部門を優先したいところです。間接部門の仕事に人員を配置するのは“もったいない”という思ったりします。
かといって間接部門をおろそかにしていると、業態が大きくなっていくに従い、コーポレートガバナンスとか経営管理という面で問題が出てくる可能性もあります。

人件費をかけずに間接部門業務の効率化を図り、経営管理をしっかりとやる方法は無いものか。
そんな時に是非ためしてみたいのがクラウドWebサービスです。

総務の仕事で役に立つWebサービス

大きな企業には大体ある部署それが“総務部”です。
総務部とひとくくりされる仕事にはどんなものがあるでしょう。

  • 人事
  • 労務
  • 経理
  • 税務
  • 広報
  • 法務
  • 文書
  • 特許
  • 企画

こんな業務がありそうですが大きな会社には、○○部、○○課、○○係などのように部署の名前に使われいます。

ネット上にもこれらの業務をサポートするWebサービスがあります。

クラウドサービスの種類

人事 人事労務 freee (フリー)
労務 人事労務 freee (フリー)
経理 クラウド会計ソフト freee
請求書作成サービス Misoca(ミソカ)
税務 やよいの青色申告 オンライン
広報 こちらクラウド広報部
法務 RICOH Contract Workflow Service
文書 SkyDesk Docs(ドキュメント管理)
特許 特許管理クラウドサービス ATMS PROPAS
企画 Microsoft Office365

どんなビジネスや業界でも、会社やオフイスには必ずパソコンがあります。
パソコンにインストールされるソフトの定番だった「Microsoft Office」は、クラウドソフトに変わり、仕事や家庭で使うソフトもどんどんクラウド化されています。

クラウドソフトには無料のソフトも多く、スマートフォンのアプリにも優秀なソフトが増えています。
クラウドソフトが増えるのには理由があるようですが、クラウドのメリットってどんなものなんでしょう。

クラウドサービスのメリット

クラウドソフトとはクラウドコンピューターにあるソフトのことで、今さらという気もしますが、一応話を進めていく都合上、クラウドコンピューターについて若干説明します。

クラウドコンピューター

これまではコンピューターにアプリケーションソフトをインストールして、いろんな操作を行うのがパソコンの使い方でした。
それに対して自分が使っているパソコンにソフトをインストールしないで、インターネットで接続して操作を行うしくみです。

  • アプリケーションソフトをインストールしないのでメモリが消費されない
  • データはクラウドコンピューターに保存されるのでパソコンのハードディスクが消費されない
  • クラウドコンピューターの方がセキュリティが高くデータの保護ができる
  • 社内ネットワークを使わずに社内や部署ごとにデータを共有できる
  • アプリケーションソフトの購入費用を省くことができる
  • 常に新しいバージョンのアプリケーションソフトを使用できる

クラウドサービスにはこんなメリットがあるようですが、実際にクラウド導入事例からクラウド化のメリットをもう少し深掘りしたいと思います。

お好み焼きソースで有名な“オタフクソース”の例
IBMのIBM クラウド 導入事例から
オタフクソースがクラウド化に踏み切った大きな理由は、多様なニーズの変化に対応する為には、商品開発のスピードを向上させなければいけないということがありました。
その為にはIT環境の改善が必要です。
しかし、ITの運用や管理をすべて自社で行うと、本来振り向けたい商品開発にリソースを配分することが出来ません。そこで検討されたのがクラウド化だったようです。
ネット通販サイト大手の“カカクコム”の例
メール共有・メール管理システムのメールディーラーから
カカクコムには毎日膨大なメールが来るそうです。以前は商品カテゴリごとの代表メールで受信し、担当者に割り振るという方法だったそうです。
担当者のメーラーは個人によってバラバラで、すべてのメールを全員がチェックするため、膨大な時間のロスがあったそうです。
カスタマーサポートチームの新設に伴い、クラウド型のメール共有システムに切り替えたことにより、無駄なメールチェックの解消と効率的なお客様対応が可能になったそうです。
「お花屋さん」のトップ企業“日比谷花壇”の例
クラウド導入事例|株式会社日比谷花壇さま|GMOクラウドALTUS(アルタス)から
“お花”という商品の特性上、母の日を中心とした一定期間に膨大なトラフィックが集まっており、レンタルサーバーを運用していましたが、この期間の為に500万円を超えるサーバー費用がかかっていたそうです。
オンプレミスサーバーの延長保守契約が切れることをきっかけに、クラウドサーバーに切替えコストを10分の1に抑えることに成功したそうです。

規模の大きな企業の事例を上げましたが、小規模企業や個人事業でもクラウドサービスの活用によって、業務の効率化やコストダウンを図れる方法を見ていきたいと思います。

注目したいクラウドサービス

個人事業の方や起業して間もなくという法人にとって、総務的な業務にはあまり時間を割くことができません。
商品開発やウェブサイトのコンテンツ作り、取引先の拡大や新規顧客の獲得と既存客のフォローなど、やるべきことはたくさんあります。

給与明細書や給与台帳の作成とか、雇用保険の加入手続きとか、出来れば後回しにしたいと思う業務がありますが、そんなことはできません。
忙しい中でもなんとかこなさなければならない仕事の支援ツールがいくつかあります。

弥生の確定申告

フリーランスや個人事業主から小規模企業向けのの会計ソフトです。
日々の取引や経費となる領収書やクレジットカードデータまで、簡単に取り込んで帳簿に仕上げてくれます。

決算期には確定申告書類と決算書を簡単に作ることができる。
確定申告が初めてという人でも安心して使えるガイダンスつき。

  • やよいの白色申告 オンライン:フリーランス・個人事業主
  • やよいの青色申告 オンライン:フリーランス・個人事業主
  • 弥生会計 オンライン:小規模企業

確定申告は税理士に頼むという常識が覆ります。

人事労務 freee (フリー)

起業したばかりの時は社長兼営業マン兼雑用係と、何でも一人でこなさなければなりませんでしたが、事業の見通しが立ってくると一緒に闘ってくれる仲間が増えてきます。

スタッフが増えるとやらなければならないことがあります。

  • 入社手続き
  • 社会保険や雇用保険の加入手続き
  • 法定三帳簿の作成
  • 就業規則・賃金規定の作成
  • マイナンバー管理
  • 勤怠管理
  • 給与計算と給与明細書の作成
  • 年末調整

このような手続きや業務をきちんとしなければなりません。
会社としてやるべきことをやらないでおくと、社員からは「ウチの会社はだらしなくて・・・」などの不満が多くなり、やがて優秀な人材が辞めていくという深刻なブラック企業化になっていく恐れもあります。

煩雑な事務作業を簡単にこなしてくれる人事労務 freee (フリー)を活用して、優秀な人材を確保しましょう。